Γιατί χρειάζεσαι ένα επαγγελματικό email

Στον κόσμο των επιχειρήσεων, η φήμη σου πάντα θα προηγείται. Η δημιουργία μιας επαγγελματικής, καλά εδραιωμένης και αξιόπιστης εικόνας για τον εαυτό σου και την εταιρεία σου θα σε βοηθήσει να πετύχεις. Να φτιάξεις ένα επιτυχημένο δίκτυο, να αποκτήσεις καλούς πελάτες, να εξασφαλίσεις την αφοσίωσή τους και τελικά να πληρωθείς αυτό που σου αξίζει. Ένα σημαντικό βήμα προς την οικοδόμηση αυτής της επιθυμητής επαγγελματικής φήμης – αλλά που συχνά παραβλέπεται – είναι η δημιουργία μιας επαγγελματικής διεύθυνσης email.

Όταν στέλνεις σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους πελάτες σου θέλεις σίγουρα να σε παίρνουν στα σοβαρά. Ίσως αυτό να γίνεται πιο δύσκολο αν η διεύθυνση email σου είναι κάπως έτσι [email protected] ή [email protected]. Από την άλλη, μια επαγγελματική διεύθυνση email που περιλαμβάνει το όνομά σου και το όνομα της εταιρείας σου, ορίζει τον κατάλληλο τόνο για την επικοινωνία σας αλλά και για τη σχέση σας μακροπρόθεσμα.

Σε κάνει να δείχνεις ως μια νόμιμη εταιρεία με αναγνωρίσιμο domain name. Ακόμα κι αν είσαι ελεύθερος επαγγελματίας, μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δείχνει ότι έχεις ένα καλά εδραιωμένο προσωπικό brand.

Πώς μια επαγγελματική διεύθυνση email ενισχύει το brand σου;

1. Δημιουργεί καλή πρώτη εντύπωση

Στον σημερινό υπερ-ανταγωνιστικό κόσμο, τα μικρά πράγματα είναι που κάνουν τη διαφορά. Ας υποθέσουμε ότι έχεις μια εταιρεία που ψάχνει έναν ανεξάρτητο γραφίστα για να συνεργαστεί σε ένα επερχόμενο έργο. Λαμβάνεις δύο πολλά υποσχόμενες αιτήσεις. Ωστόσο, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ενός είναι [email protected] και η άλλη είναι [email protected]. Ποιο από τα δυο θα έπαιρνες στα σοβαρά; Το δεύτερο email δείχνει μια πιο επαγγελματική εικόνα.

Η πρώτη εντύπωση που δημιουργείς επηρεάζει όλα τα άλλα που ακολουθούν, από τον τρόπο με τον οποίο οι πελάτες επικοινωνούν μαζί σου έως το πόσο άνετα αισθάνονται να σε πληρώσουν για κάποιο προϊόν ή υπηρεσία. Δημιουργώντας μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ορίζεις μια ισχυρή επαγγελματική σχέση που εξασφαλίζει καλή φήμη από την αρχή.

2. Εμπνέει αξιοπιστία

Ο κόσμος είναι επιφυλακτικός όταν πρόκειται να ανοίξει κάποιο εισερχόμενο email ή σύνδεσμο από άγνωστη πηγή. Κι έχει δίκιο να είναι. Στον κυβερνοχώρο, το hacking και το phishing είναι συνηθισμένα. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από διευθύνσεις που μοιάζουν ανεπιθύμητες ή μη αναγνωρίσιμες συνήθως αγνοούνται ή μεταβαίνουν απευθείας στα spam.

Ας υποθέσουμε ότι λαμβάνεις σημαντικές κι ενδιαφέρουσες πληροφορίες από ένα ηλεκτρονικό κατάστημα από το οποίο παραγγέλνεις αρκετά συχνά. Ωστόσο, αντί να χρησιμοποιεί την επίσημη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξυπηρέτησης πελατών του καταστήματος ([email protected]), το άτομο αποστέλλει κατά λάθος ένα email από την προσωπική του διεύθυνση: [email protected].

Μια τέτοια διεύθυνση θα κάνει αμέσως τον παραλήπτη να αμφισβητήσει την αξιοπιστία του email, ακόμη και να βλάψει τη φήμη της επωνυμίας σου. Μια επαγγελματική διεύθυνση email προσδίδει αυθεντικότητα στην επικοινωνία. Διαβεβαιώνει τον παραλήπτη ότι αυτή η επικοινωνία προέρχεται από μια αξιόπιστη πηγή.

3. Προωθεί την αναγνωρισιμότητα του brand

Το να χρησιμοποιείς μια διεύθυνση email του διαδικτυακού παρόχου σου ή στημένη σε έναν από τους συνηθισμένους παρόχους υπηρεσιών email, δεν βοηθάει στην προώθηση του brand ή της επιχείρησής σου. Αντίθετα, προωθεί τον διαδικτυακό πάροχο.
Στη σημερινή ψηφιακή εποχή, μια χαμένη ευκαιρία για branding, ακόμη και μικρή όσο η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σου, μπορεί να είναι ο λόγος για τον οποίο ο υποψήφιος πελάτης σου να επιλέξει έναν ανταγωνιστή. Επιπλέον, το να δημιουργήσεις μια διεύθυνση email σε ένα καταχωρημένο domain είναι μια εύκολη και οικονομική διαδικασία.

4. Καλύτερη διαχείριση

Το να διαχωρίζεις την προσωπική και επαγγελματική σου ζωή συνίσταται, και αυτό ισχύει και για τα email σου. Το να έχεις μαζεμένα όλα τα email που σχετίζονται με την εργασία σου συγκεντρωμένα σε ένα μέρος. σου επιτρέπει να είσαι καλύτερα οργανωμένος. Μπορείς να προσαρμόσεις περαιτέρω τα επαγγελματικά email σου δημιουργώντας μια υπογραφή με το όνομα, την επωνυμία και το λογότυπο της εταιρείας σου ή ρυθμίζοντας τις αυτόματες απαντήσεις. Ταυτόχρονα, μπορείς να εξατομικεύσεις το προσωπικά σου email με μια διασκεδαστική και δημιουργική διεύθυνση, χωρίς να ανησυχείς εάν αυτό επηρεάζει την επαγγελματική σου επικοινωνία.

Πώς να αποκτήσεις μια αξιόπιστη διεύθυνση email

• Βρες το σωστό domain name

Είναι καλό η επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σου να σχετίζεται με την εταιρεία ή την επωνυμία σου. Ο ιδανικός τρόπος για να το κάνεις είναι να κατοχυρώσεις το domain name της εταιρείας σου και στη συνέχεια να το χρησιμοποιήσεις για να δημιουργήσεις τη διεύθυνση email σου.

Το να βρεις το σωστό domain name για την εταιρεία σου (καθώς και τη διεύθυνση email σου) μπορεί να είναι μια δύσκολη εμπειρία. Είναι πολύ πιθανό το όνομα που ήθελες να έχει ήδη κατοχυρωθεί από κάποιον άλλο. Επίσης το να το αποκτήσεις με ένα γνωστό extension (επέκταση) θα σου κοστίσει μια περιουσία.

Ευτυχώς, υπάρχουν πλέον πολλά νέα domain extensions διαθέσιμα που όχι μόνο αυξάνουν την πιθανότητα να βρεις ένα όνομα της επιλογής σου, αλλά και να φτιάξεις ένα domain που θα μένει αξέχαστο.

Για παράδειγμα, εάν ασχολείσαι με κώδικα και προγραμματισμό, το domain name σου θα μπορούσε να είναι: www.jakecodes.tech. Κι έτσι μπορείς να δημιουργήσεις μια διεύθυνση email όπως [email protected], για όλη την επικοινωνία που σχετίζεται με την επιχείρησή σου. Άλλα παραδείγματα νέων καταλήξεων domain για συγκεκριμένους κλάδους είναι τα .STORE (για ηλεκτρονικό εμπόριο), .ONLINE, .SITE, .SPACE .PRESS, και άλλα.

• Κράτα την επωνυμία σου

Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζεται με την εργασία σου πρέπει να είναι απλή και να αναφέρει το όνομα και την επωνυμία σου. Σε μια επαγγελματική διεύθυνση email, καλό είναι να περιορίσεις τους συνδυασμούς των ονομάτων που θα χρησιμοποιήσεις. Για παράδειγμα, εάν το όνομά σου είναι Kelly Kapoor, είσαι ανεξάρτητος κειμενογράφος και έχεις δική σου εταιρεία δημιουργίας περιεχομένου, οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σου θα μπορούσαν να είναι:

[email protected]
[email protected]
[email protected]

Το πλεονέκτημα της χρήσης ενός νέου domain extension είναι ότι αυξάνει τις πιθανότητες να βρεις το domain name καθώς και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επιθυμείς. Επίσης αποφεύγεις το να να χρειαστεί να το αλλάξεις, γεγονός που μας φέρνει στο τρίτο σημείο μας…

• Keep it simple

Σε ορισμένες περιπτώσεις, η τροποποίηση του ονόματος στη διεύθυνση email είναι απαραίτητη, αλλά θα πρέπει να αποφεύγεται. Η αλλαγή ορθογραφίας ή η χρήση αριθμών και ειδικών χαρακτήρων μπορεί να κάνει μια διεύθυνση email μακριά και περίπλοκη. Για παράδειγμα, το [email protected] είναι δύσκολο να το θυμάται κάποιος και όχι πολύ επαγγελματικό.

Συμπέρασμα

Το να αποκτήσεις μια επαγγελματική διεύθυνση email, ακόμα κι αν έχεις μια μικρή επιχείρηση ή είσαι ελεύθερος επαγγελματίας, δείχνει ότι φιλοδοξείς να δημιουργήσεις μια καλή εικόνα στον κλάδο σου. Πρόκειται για μια μικρή αλλά ουσιαστική προσπάθεια να χαράξεις τη θέση σου στον διαδικτυακό κόσμο και να φανείς πιο αξιόπιστος από τους ανταγωνιστές σου.